Deposito Archivi a Milano
Durante il lockdown abbiamo assistito ad un’accelerazione dei processi di digitalizzazione nelle aziende. In tempi non sospetti soltanto pochi attori economici avevano preso seriamente in considerazione un approccio organico alla digitalizzazione. Molte realtà avevano portato online il marketing con siti responsive e campagne su Google Ads, altre avevano integrato i canali di comunicazione tradizionali con meeting rooms sul web, per qualcuno la trasformazione era stata un cambio di paradigma che aveva guidato il passaggio da server e accessi VPN a soluzioni cloud. Solo pochi avevano iniziato, grazie anche alla spinta dei programmi di finanziamento di Industria 4.0, a digitalizzare realmente l’azienda.
Deposito Archivi a Milano: il dato come elemento base della digitalizzazione in atto
Con la necessità di affrontare lo smart working (o remote working che dir si voglia) è emerso che la digitalizzazione non è una tendenza del momento, un ripiego temporaneo, e nemmeno un’iniezione di qualche bit nei sistemi informatici, ma un requisito che diventerà stabilmente un asset strategico per aumentare competitività e produttività.
Naturalmente, al cuore di questa trasformazione, ci sono i sistemi che lo rendono possibile, ma l’elemento che costituisce l’essenza stessa dell’evoluzione è uno soltanto: l’informazione (o come qualche tecnico preferisce definirla, il dato). Per gestire, dunque, la trasformazione digitale, un aspetto non trascurabile è la valutazione di come trattare i dati presenti su supporti cartacei al momento di dover affrontare il cambiamento.
[H2] Deposito Archivi a Milano: la Gestione Elettronica Documentale (GED)
Di recente l’archiviazione documenti ha occupato spazi crescenti nella più articolata discussione sulla quarta rivoluzione industriale. Industria 4.0 e Digital Transformation sono diventati contesto nuovo per quello che fino a poco fa era presidio di noiosi discorsi su depositi archivi, conservazione documentale, GED, digitalizzazione – o dematerializzazione – di documenti.
Per comprendere meglio di cosa si tratta abbiamo chiesto alcune informazioni a SGA, un’azienda con sede a Milano, ma attiva oltre che in Lombardia anche in Liguria e Piemonte, che si occupa da anni di: deposito archivi cartacei, archiviazione documenti cartacei e archiviazione documenti digitali, digitalizzazione documenti, GED, conservazione archivi e macero.
Deposito Archivi a Milano: la Gestione Elettrica Documentale (GED)
Un servizio di deposito archivi non può prescindere da quella che un tempo si definiva dematerializzazione documentale e oggi (da molto tempo per la verità) viene inserita in un più ampio servizio di archiviazione di documenti tramite digitalizzazione di documenti cartacei.
Stipare una mole di carta in un deposito archivi a Milano (o a maggior ragione se il deposito dovesse trovarsi in una città più lontana come Bergamo, Brescia, Varese, Monza o Lodi), non è un servizio di archiviazione documentale, ma il semplice affitto di uno spazio fisico. Un servizio di deposito archivi, invece, passa per alcune fasi che costituiscono un processo ben definito con cui viene trattato il dato e reso disponibile all’azienda. Vediamole insieme:
- Raccolta in modo sicuro degli archivi cartacei aziendali
- Storage dei documenti cartacei in un deposito archivi dotato di tutti i sistemi di sicurezza per garantirne l’integrità;
- Indicizzazione e catalogazione dei documenti e del dato;
- Digitalizzazione del dato e creazione del sistema documentale dematerializzato;
- GED (gestione elettronica dei documenti, con reperibilità da remoto tramite una piattaforma sul cloud);
- Consegna su richiesta dell’esemplare cartaceo con trasporti adeguati;
- Eventuale macero a fine del ciclo del documento.
Naturalmente a prescindere dall’analisi dei bisogni dell’azienda. Tutte le fasi di un servizio di qualità, dalle operazioni di raccolta degli archivi a quelle di predisposizione degli spazi nel deposito fino alla creazione del sistema GED, devono seguire scrupolose procedure che garantiscano la protezione del dato. La sicurezza nel ciclo di conservazione del documento è una costante. Nei depositi archivi non devono mancare sistemi di sicurezza testati e certificati: antincendio schiumogeno, antintrusione, rilevazione meteo costante, antisfondamento, derattizzazione e controllo puntuale dell’umidità.
Alcune informazioni su SGA
SGA Srl è attiva soprattutto in Lombardia, Piemonte e Liguria. I servizi che offre sono
- Archiviazione Documenti Cartacei
- Deposito e Custodia Archivi in Strutture Certificate e Sicure
- Archiviazione Documenti Digitali
- Scansione e Dematerializzazione
- Creazione del sistema GED
- Consegna per consultazione
- Servizi per Curatori Fallimentari
Il servizio di deposito archivi è solo il primo e forse il più evidente dei servizi che offre. L’archiviazione documenti cartacei, come si è visto, è il primo passo di un processo di trasformazione che passa per la progressiva digitalizzazione del dato. Il GED è un utile interprete della fase di transizione e sarà destinato a sostituirsi agli ingombranti faldoni che si ammassano alle pareti. Un servizio completo di gestione archivi in outsourcing è la soluzione più agile e scegliere partner affidabili come SGA Srl può rivelarsi un vantaggio strategico.
